Qué significa que un Software esté homologado para Verifactu y por qué será obligatorio a partir de 2026

Veri*FACTU (o Verifactu) es el nuevo sistema informático de facturación regulado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) en España, dentro del marco de la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y los Reglamentos que la desarrollan (RD 1007/2023, Orden HAC/1177/2024, modificaciones posteriores).

Su propósito es garantizar que los softwares de facturación que usen empresas, autónomos y profesionales cumplan con requisitos de integridad, trazabilidad, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, mediante medidas como el registro de eventos y encadenamiento de facturas mediante un hash criptográfico, y el envío automático de estas a la AEAT, o la inclusión de códigos QR para la verificación dichos documentos.

Verifactu marca un cambio profundo: no sólo es una cuestión de facturación electrónica, sino de certificar que todo el sistema usado sea homologado o al menos adaptado al reglamento SIF / VERI*FACTU.

¿A quién afecta VeriFactu y cuándo será obligatorio?

Estos cambios en la legislación española afectarán a:

– Todas las empresas y profesionales (autónomos, sociedades, etc.) que emiten facturas y usan sistemas informáticos de facturación (SIF).

– También afecta a los fabricantes y comercializadores de software de facturación, dado que sus productos deberán cumplir los requisitos técnicos y funcionales exigidos.

– No afecta (o tiene excepciones) para quienes ya utilizan el Suministro Inmediato de Información (SII), en la medida en que sus obligaciones ya cubren algunas de las exigencias, salvo en determinados casos.

Fechas clave

– Sociedades / empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades: 1 de enero de 2026.

– Autónomos y resto de profesionales: 1 de julio de 2026.

– Fabricantes / distribuidores de software: Deben comercializar versiones certificadas / homologadas conforme al reglamento antes de estas fechas, y ofrecer soluciones adaptadas.

Requisitos del software homologado para VeriFactu

Para que un software de facturación se considere adaptado al sistema Verifactu, debe cumplir un conjunto de requisitos técnicos y funcionales. Estos son los fundamentales:

– Integridad del registro de eventos: cada acción relevante relativa a las facturas (emisión, anulación, modificación, acceso, etc.) debe dejar una huella mediante el registro interno con fecha/hora, usuario, etc. a través del uso de un hash criptográfico que encadene los registros.

– Factura inalterable, segura y trazable: la factura debe incorporar medios para verificar que no ha sido manipulada, como por ejemplo mediante un código QR que permita comprobar su inclusión en la sede electrónica de la AEAT, así como una leyenda que rece “factura verificable”.

– Envío automático o transmisión continua de los registros de facturación: en la modalidad verificable, los registros deben enviarse en línea a la AEAT de forma segura, automática e íntegra.

– Accesibilidad, conservación, legibilidad: los registros deben ser mantenidos con todas las garantías de seguridad, siempre accesibles para auditorías o cualquier otra necesidad fiscal y conservarse durante los plazos legales establecidos.

¿Cómo comprobar si tu software está homologado por la AEAT?

– Revisa la documentación oficial: comprueba que el proveedor del software aporta certificados o documentación que indique el cumplimiento del Reglamento RRSIF y la Orden HAC/1177/2024.

– Solicita pruebas técnicas: asegúrate de que la solución de software ofrece las funcionalidades necesarias para el registro de eventos, la generación de hash criptográficos, códigos QR, la leyenda “factura verificable”, así como la capacidad de exportación de registros de facturación, y su envío automático a la AEAT.

– Verifica versiones/software comercializado: asegurarse de que la versión que usas o vas a adquirir está actualizada para cumplir con los plazos legales de obligatoriedad.

– Comprobaciones externas: consulta listados oficiales de la AEAT u otros informadores para comprobar la veracidad de estas afirmaciones por parte de tu proveedor de software.

¿Qué pasa si sigues usando software no homologado?

– Riesgos legales y sanciones: multas económicas importantes, posible pérdida de validez fiscal de algunas facturas, sanciones etc.

– Peligro reputacional: ante proveedores, clientes o auditorías, ya que el no cumplimiento puede considerarse negligencia o falta de profesionalidad.

– Problemas de gestión interna: falta de trazabilidad, dificultad para la ejecución de auditorías fiscales, y mayor dificultad para detectar errores o fraudes.

– Potenciales impedimentos administrativos: puede que ciertas deducciones fiscales, concursos, licitaciones, etc., exijan cumplimiento con la normativa vigente, y no estar adaptado podría excluirte o penalizarte.

¿Qué hacer si tu software actual no cumple con la normativa?

– Antes de tomar ninguna decisión, realiza una auditoría rápida de tu software de facturación para detectar brechas en los requisitos de VeriFactu (integridad, QR, envío automático, registro de eventos, etc.).

– Ponte en contacto con tu proveedor del software y consúltale acerca de si ya posee una versión adaptada o si tiene en marcha un plan de actualización.

– En caso de que el proveedor no pueda adaptarlo, valora cambiar tu sistema de facturación hacia una solución homologada: compara condicionantes como costes, plazos de migración, impacto en el equipo, formación, continuidad operativa.

– Planifica con tiempo: debido a los plazos legales (enero y julio de 2026), anticiparse evitará errores, prisas, costes adicionales.

Merkurio ERP, el software que se adapta a la normativa

Merkurio ERP es una solución de software empresarial diseñada para cumplir con los requisitos de VeriFactu de la AEAT. Algunas de sus características más relevantes son:

– Integra los requerimientos técnicos establecidos por el sistema Verifactu, como son el registro de eventos y la generación del hash criptográfico para su seguimiento, o la emisión de facturas con código QR verificable, así como la impresión de la leyenda “factura verificable sede electrónica AEAT”.

– Permite enviar automáticamente los registros de facturación a la AEAT en la modalidad verificable.

– Ofrece garantías de conservación, accesibilidad y seguridad de los datos bajo el Reglamento RRSIF y la Orden HAC/1177/2024.

– Para su instalación, dispone de servicio de consultoría para facilitar una implementación segura desde sistemas anteriores no conformes.

– Ofrece soporte técnico para pymes, autónomos y empresas.

Conclusión

VeriFactu es el sistema normativo español para los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), regulado por el RD 1007/2023, la Ley Antifraude y la Orden HAC/1177/2024.

Será obligatorio para sociedades/empresas a partir del 1 de enero de 2026, y para autónomos a partir del 1 de julio de 2026.

Es necesario disponer de un software de facturación homologado que cumpla con los requisitos del sistema.

No cumplir implica sanciones jurídicas y fiscales, riesgos reputacionales, problemas operativos y administrativos.

Merkurio ERP integra las funcionalidades necesarias para cumplir con esta nueva normativa de la AEAT: registros de eventos, generación de un hash criptográfico, envío automatizado seguro a la AEAT o bajo petición, emisión de facturas identificables a través de un código QR y la leyenda “factura verificable sede electrónica AEAT”, conservación legal y segura de los datos, etc, además de contar con el soporte técnico y la asesoría técnica necesaria para garantizar una migración segura a su nueva solución de facturación.

No esperes más, adelántate al cambio y convierte los cambios en la normativa en una ventaja competitiva. Solicita más información sobre Merkurio ERP ahora.