Software adaptado Verifactu en despachos: claves para cumplir la normativa antifraude
Software adaptado Verifactu en despachos: claves para cumplir la normativa antifraude
En el contexto de las normativas recientes de la Agencia Tributaria (AEAT) en España, el término Verifactu se ha convertido en una pieza clave para los departamentos contables, asesorías y despachos que prestan servicios a empresas. En este artículo vamos a profundizar en qué consiste este sistema, por qué afecta a autónomos, pymes y grandes empresas, cuáles son los plazos de implementación, y qué importancia tiene poseer un software adaptado para garantizar que las facturas sean inalterables, seguras y trazables.
¿Qué es el Sistema Verifactu?
de manera inmediata tras la producción
El sistema Verifactu (“Sistemas de emisión de facturas verificables” o SIF/VERI*FACTU) es el marco normativo impulsado por la AEAT que obliga a los empresarios y profesionales que utilicen un software para la emisión de facturas a garantizar que su sistema informático de facturación (SIF) cumpla determinados requisitos técnicos como son la integridad, inalterabilidad, trazabilidad, accesibilidad, legibilidad y conservación de los registros de facturación.
La normativa que sustenta este sistema es el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas informáticos o electrónicos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales.
Su objetivo principal: luchar contra el fraude fiscal, mejorar la trazabilidad de las operaciones económicas, y digitalizar los procesos de facturación.
Modalidades del sistema: Verifactu y No Verifactu
Modalidades del sistema: Verifactu y No Verifactu
La AEAT distingue dos modalidades dentro del sistema de facturación:
– Una modalidad VERI*FACTU, en la que el software remite automáticamente a la AEAT todos los registros de facturación.
– Otra modalidad NO VERI*FACTU que corresponde a los sistemas informáticos de facturación (SIF) en la que la conservación de facturas se realiza en el sistema emisor y por lo tanto no hay remisión automática; el emisor debe conservar los registros cumpliendo integridad, inalterabilidad, trazabilidad, accesibilidad, legibilidad y conservación.
Para despachos y asesorías es fundamental entender qué modalidad es aplicable a sus clientes, y en consecuencia qué software deberían elegir para cumplir.
¿Cómo afecta Verifactu a las asesorías, despachos y departamentos contables?
¿Cómo afecta Verifactu a las asesorías, despachos y departamentos contables?
Este cambio en la normativa hace que el uso de un software homologado deje de ser una mera mejora tecnológica y pase a ser una obligación legal cuando se utilizan herramientas digitales de facturación.
Si tu despacho o asesoría gestiona la facturación de múltiples clientes (autónomos, pymes) o por el contrario formas parte de un departamento al cargo de la contabilidad de una sola empresa, debes anticipar el impacto de Verifactu.
Tu papel como asesor —o como responsable administrativo interno— es explicar a los clientes o a otros miembros de la empresa los beneficios (y los riesgos) del incumplimiento de esta normativa, así como guiar en la elección del software adaptado a Verifactu ajustándose a los plazos establecidos.
Plazos clave y etapas de implementación
Plazos clave y etapas de implementación
Los plazos de implementación para adaptarse al sistema Verifactu son críticos. Aunque pueden variar según tamaño de empresa o modalidad, los plazos formativos deben considerarse en el calendario de decisión.
Desde el punto de vista de una asesoría, conviene anticipar este calendario, planificar con los clientes o con el departamento interno, y asegurarse de que el software de facturación compatible con Verifactu esté listo, testeado e integrado antes del plazo.
Estos plazos son:
– Sociedades / empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades: 1 de enero de 2026.
– Autónomos y resto de profesionales: 1 de julio de 2026.
– Fabricantes / distribuidores de software: Deben comercializar versiones certificadas / homologadas conforme al reglamento antes de estas fechas, y ofrecer soluciones adaptadas.
Criterios técnicos clave que debe cumplir un software adaptado al sistema Verifactu
Criterios técnicos clave que debe cumplir un software adaptado al sistema Verifactu
Seguridad, inalterabilidad y trazabilidad
Para que un software cumpla con la normativa que impone el sistema Verifactu debe garantizar la existencia de un registro de eventos que asegure la conservación e integridad de todos los registros relativos a las facturas así como permitir su accesibilidad, legibilidad y trazabilidad.
Códigos QR, encriptación y cadena de bloques de facturas
Para permitir la verificación instantánea las facturas generadas bajo este sistema deben incorporar:
– Un código QR que permita tanto al receptor como a la AEAT comprobar su autenticidad.
– Una huella o “hash criptográfico” que vincule cada factura con registros anteriores y posteriores (encadenamiento) y prevenga alteraciones sin advertencia.
Homologación, declaración responsable y software adaptado Verifactu
El fabricante del software debe emitir una declaración responsable en la que afirme que el programa cumple con el RD 1007/2023 y con los requisitos técnicos del sistema Verifactu.
Claves para elegir e implementar un software Verifactu en tu asesoría o para tus clientes
Claves para elegir e implementar un software Verifactu en tu asesoría o para tus clientes
– Verificar que el proveedor de software ha efectuado la declaración responsable de conformidad con el RD 1007/2023.
– Comprobar que el software de facturación incluye: registro de eventos, hash criptográfico, envío automático de facturas a la AEAT, y código QR de verificación.
– Evaluar la compatibilidad con tu entorno (ERP, integración con otros módulos contables, APIs, exportación de datos, etc.).
– Estudiar los plazos de adaptación e informar a tus clientes autónomos y pymes sobre la urgencia del cambio.
– Planificar la transición sin impacto en la operativa: asegurar que es posible la emisión de facturas sin cambios drásticos en la rutina y formar al personal contable/administrativo en su uso.
– Implementar pruebas antes de que las obligaciones sean efectivas, para evitar sanciones o incidencias técnicas.
– Documentar el cambio y guardar evidencias de que se ha realizado la implantación (buena práctica desde el punto de vista de la auditoría y riesgo fiscal).
Beneficios para la asesoría que lidere esta implantación
Beneficios para la asesoría que lidere esta implantación
– Posicionamiento estratégico: tu despacho puede diferenciarse al ofrecer un software ya adaptado al sistema Verifactu y asesoramiento especializado en dicho cumplimiento normativo.
– Reducción del riesgo: tus clientes estarán protegidos frente a requerimientos de la AEAT y sanciones por su incumplimiento.
– Valor añadido al cliente: ayudándoles a implementar soluciones de facturación homologadas, te conviertes en un centro de confianza.
Próximos pasos y recomendaciones de actuación
Próximos pasos y recomendaciones de actuación
– Realiza un inventario de clientes o de tu propia empresa que emiten facturas mediante software informático de facturación: ¿están ya usando un sistema compatible con Verifactu?
– Consulta a tu proveedor de software: ¿ha realizado la declaración responsable? ¿Incluye los elementos de seguridad y trazabilidad exigidos?
– Planifica un calendario de implantación o migración al software adaptado a Verifactu antes del plazo legal (y comunica a clientes/autónomos la urgencia).
– Forma al equipo administrativo/contable en los nuevos requisitos: facturas con código QR, hash criptográfico, envío automático, cadena de bloques (encadenamiento de registros).
– Establece un mecanismo interno de control para asegurar que todas las facturas cubren los requisitos de integridad, accesibilidad, legibilidad, conservación y trazabilidad.
– Comunica a tus clientes o al equipo los beneficios del sistema: menor riesgo de fraude, mayor transparencia, mejor control por parte de la AEAT, eficiencia operativa.
Facturación electrónica vs Verifactu: ¿cuál es la diferencia?
Facturación electrónica vs Verifactu: ¿cuál es la diferencia?
La diferencia radica en que el nivel de exigencia técnica y de seguridad es mayor bajo Verifactu que bajo una simple factura electrónica.
Factura electrónica tradicional
La facturación electrónica consiste en emitir facturas en formato digital, enviarlas por medios electrónicos al receptor, y conservarlas de forma digital conforme a normativa. Esta modalidad ya existe para ciertos sectores y tiene unas obligaciones que los departamentos contables conocen.
Sistema Verifactu y su valor añadido
El sistema Verifactu va más allá: no solo emite factura electrónica, sino que obliga a que los registros de facturación sean verificables, trazables y en algunos casos enviados automáticamente a la AEAT. Esto implica que cualquier factura generada mediante un sistema adaptado Verifactu puede ser verificada por la AEAT y por el receptor a través del código QR o mediante consulta de registros.
Factores de riesgo a evitar
Factores de riesgo a evitar
– Dejar la implementación para el último momento: los plazos pueden implicar presión de última hora, errores técnicos o falta de integración con otros sistemas contables.
– No formar al personal administrativo/contable: la adopción del sistema exige no solo el software sino también la adecuación del proceso y la formación.
– No documentar el cambio: en caso de inspección puede requerirse que se demuestre que el sistema utilizado cumple los requisitos (por ejemplo, mediante declaración responsable del proveedor).
Cómo Merkurio ERP puede ayudar a las asesorías a cumplir con Verifactu y la normativa antifraude
Cómo Merkurio ERP puede ayudar a las asesorías a cumplir con Verifactu y la normativa antifraude
Un ERP integral preparado para la transformación Verifactu.
En el marco de la digitalización contable y fiscal, Merkurio ERP ofrece una arquitectura modular que facilita la adaptación del sistema de facturación a Verifactu y permite a asesorías, despachos y departamentos financieros cumplir con los requisitos técnicos definidos por la Agencia Tributaria (AEAT) a través del Real Decreto 1007/2023.
Características clave de Merkurio ERP
Características clave de Merkurio ERP
– Generación de facturas inalterables y seguras: cada registro de facturación incorpora metadatos criptográficos internos (hash), bloqueando cualquier modificación posterior sin dejar trazabilidad.
– Encadenamiento de registros (cadena de bloques interna): el sistema enlaza cada factura con la anterior, siguiendo la estructura exigida por el SIF (sistema informático de facturación), lo que garantiza integridad y trazabilidad continua.
– Emisión de facturas con código QR y leyenda verificable AEAT: compatible con el formato requerido por la AEAT, permitiendo incluir la leyenda “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” y el código QR de verificación factura.
– Exportación conforme a la normativa AEAT Verifactu: el módulo de facturación de Merkurio ERP permite la remisión automática a la AEAT (modo VERI*FACTU) o la conservación certificada de registros (modo NO Verifactu), según la configuración del cliente.
– Encriptación y seguridad avanzada: emplea mecanismos de encriptación de factura y control de acceso granular, cumpliendo las exigencias de integridad, accesibilidad y conservación de datos fiscales.
– Integración directa con sistemas externos y APIs contables: facilita la conexión con software de terceros o con módulos específicos de asesorías, permitiendo una transición progresiva hacia Verifactu sin alterar la operativa actual.
– Gestión multiempresa y multicliente: las asesorías pueden administrar la facturación de múltiples clientes (autónomos, pymes o sociedades) desde un único entorno, aplicando a cada uno la configuración Verifactu correspondiente.
Ventajas para despachos y asesorías
Ventajas para despachos y asesorías
Para despachos profesionales, Merkurio ERP no solo cuenta como un software adaptado a Verifactu, sino también como una plataforma integral de control contable y fiscal.
Entre los múltiples beneficios de Merkurio ERP destacan:
– Cumplimiento normativo garantizado según los requisitos de la AEAT.
– Reducción de carga operativa: mediante automatización del envío de registros.
Mayor control interno y transparencia en los procesos contables.
– Diferenciación competitiva al ofrecer a clientes un software adaptado a Verifactu.
Conclusión
Conclusión
Adaptarse al sistema Verifactu representa un cambio significativo en materia de facturación para asesorías, contables, autonomos y pymes en España. Para quienes trabajan en departamentos administrativos-financieros o despachos de asesoría, anticiparse y ser guía en la transición puede suponer una ventaja competitiva y una garantía de cumplimiento normativo.
Las asesorías que lideren este cambio afianzarán su papel como socios estratégicos de sus clientes.
No esperes más, adelántate al cambio y convierte los cambios en la normativa en una ventaja competitiva. Solicita más información sobre Merkurio ERP ahora.
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