Sistema Verifactu vs SIF: diferencias clave

La fiscalidad corporativa y la automatización de los procesos de facturación están a punto de entrar en una fase decisiva. El término software Verifactu se ha convertido en la clave para garantizar que los sistemas de facturación cumplan con la normativa de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) en materia de integridad, trazabilidad y envío de registros, tanto para empresas como para pymes.

Como directivo o dueño de tu propio negocio que se encuentra en la fase de evaluación e inversión en un nuevo sistema de facturación que se adapte a estas nuevas medidas, conviene que tengas muy claro qué implica el Sistema Verifactu, cuáles son sus ventajas, plazos de implementación y qué software puede satisfacer tus requerimientos corporativos — especialmente si tu negocio o empresa depende de la emisión de facturas recurrentes, posee múltiples líneas de producto o interviene en sectores regulados.

¿Qué son el sistema Verifactu y el SIF (“sistemas informáticos de facturación”)?

Un “SIF” es aquel sistema informático que gestiona la facturación, emisión y conservación de registros contables/fiscales, según fue estipulado en el Real Decreto 1007/2023.

El término Verifactu (o modalidad VERI*FACTU) por el contrario, se refiere a aquella modalidad del SIF – sistema informático de facturación, que permite remitir en línea los registros de facturación a la AEAT.

Diferencia clave entre SIF y Verifactu

– Un SIF (modalidad no Verifactu) debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros internos y debe conservarlos para la AEAT en caso de requerimiento.

– Un Sistema Verifactu remite todos estos registros de facturación de forma automática, instantánea y consecutiva a la AEAT. Esta modalidad simplifica responsabilidades de custodia y reduce riesgos.

¿Quién debe adaptarse y cuáles son los plazos de implementación?

Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT):

– Todos los empresarios y profesionales que emitan facturas mediante un SIF deben disponer de un sistema adaptado antes del 1 de enero de 2026 para los sujetos al Impuesto sobre Sociedades, y antes del 1 de julio de 2026 para el resto.

– Además, los fabricantes de SIF deben ofrecer versiones adaptadas en un plazo máximo de 9 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial que desarrolla las especificaciones técnicas.

Factura electrónica vs Verifactu

Aunque ambos conceptos tienen relación con la digitalización de facturas, no son sinónimos:

– La factura electrónica se refiere al formato que permite su transmisión/almacenamiento de forma digital.

– La modalidad Verifactu exige además la incorporación de mecanismos de verificación de su autenticidad, como son los códigos QR, la huella criptográfica (hash), mecanismos de encriptación, encadenamiento de registros, y su envío automático al sistema de la AEAT.

Claves técnicas que debe contemplar un software de facturación

Un software adaptado a Verifactu debe poseer lo siguiente:

– Un registro de cada factura emitida así como también de cualquier anulación o rectificación de las mismas.

– Un hash criptográfico que garantice su encadenamiento a registros anteriores.

– Un código QR impreso que permita la verificación de cada factura acompañado de la leyenda “factura verificable sede electrónica AEAT”.

– La posibilidad de hacer un envío automático a la AEAT una vez emitida cada factura.

– Garantizar la integridad, accesibilidad, conservación y trazabilidad comprobables del historial de facturas.

Por qué este cambio es de suma importancia para tu empresa

Reducción del riesgo fiscal y de fraude

El sistema Verifactu persigue que no haya facturas “en la sombra”, duplicadas, anuladas sin registro o emitidas sin trazabilidad, lo que para la empresa significa menor riesgo de sanciones, inspecciones o reputación comprometida.

Mejora de transparencia y trazabilidad

Al contar con un registro automático de cada factura así como su estado (“emitida”, “anulada”, etc.), así como un código QR que permite su verificación en todo momento, la empresa puede demostrar que cumple con la normativa de forma más rápida y eficaz.

Plazos de adaptación: actúa ahora para evitar sobrecostes

Aplazar la decisión de transición puede generar sobrecostes (procedimientos de migración con urgencia, formación acelerada, etc.). Si tus sistemas actuales no están adaptados a Verifactu, conviene anticipar la inversión.

Tecnología como ventaja estratégica

Adaptar un ERP o sistema de facturación que ya contemple Verifactu te permite avanzar hacia procesos digitales mejor integrados, auditables y escalables — especialmente relevantes en entornos B2B o con requerimientos de control elevados.

¿Qué debe incorporar un software que cumpla con Verifactu?

Encriptación, hash, QR y encadenamiento de registros

No basta con emitir facturas, para cumplir con los requisitos del sistema Verifactu, se requiere:

– Una huella digital (hash) de cada registro.

– El debido encadenamiento de registros (no puede haber “vacíos” o saltos).

– Un código QR de verificación de la factura que permita al cliente o la autoridad validar su autenticidad.

– La impresión en cada factura de la leyenda: “factura verificable sede electrónica AEAT” cuando aplique.

Envío automático a la AEAT (modalidad Verifactu)

Esta es la ventaja central de optar por la modalidad Verifactu: el sistema remite los registros de facturación en línea, sin intervención manual, lo que reduce el margen de error y responsabilidades de almacenamiento.

Homologación y cumplimiento normativo

El proveedor del software debe asegurar que se ajusta a los requisitos del Reglamento (RD 1007/2023) y a la normativa técnica de la AEAT.

Escalabilidad y soporte para pymes y empresas

Asegúrate de que el software que elijas no esté exclusivamente diseñado para grandes corporaciones, sino que sea ágil para pymes, tenga soporte, actualizaciones automáticas y cumpla con los plazos legales.

Consideraciones de implementación

– Verifica si tu proveedor actual tiene su software adaptado a Verifactu o si será necesario reemplazarlo.

– Evalúa el coste total de la transición: licencias, formación, migración e integración con sistemas existentes.

– Planifica con antelación los plazos de implementación, para evitar operaciones en modo de urgencia hacia enero/ julio de 2026.

Checklist rápida para directivos antes de decidir

Punto	Verificación	Comentario
¿Mi sistema actual es SIF y está adaptado a Verifactu?	Sí/No	Si la respuesta es “No”, hay riesgo de no cumplir plazos.
¿Emite facturas con código QR y leyenda Verifactu AEAT?	Sí/No	Requisito técnico visible.
¿Genera hash criptográfico y encadena registros de facturación?	Sí/No	Clave para la trazabilidad.
¿Envío automático de registros a la AEAT está habilitado?	Sí/No	Diferencia Verifactu vs modalidad no.
¿Proveedor declara homologación o cumplimiento reglamento RD 1007/2023?	Sí/No	Debe existir.
¿Plazo de implementación controlado (antes de 2026)?	Sí/No	Muy importante para evitar sanciones.
¿La solución elegida integra facturación, stock, compras, ventas?	Sí/No	Para mayor eficiencia operativa.

Merkurio ERP, software adaptado a Verifactu

Merkurio ERP es una solución empresarial desarrollada para cumplir con los requisitos del Sistema Verifactu.

Principales características en relación con Verifactu

– Integra mecanismo de registro automático de facturación, hash criptográfico y encadenamiento de registros.

– Emite facturas con código QR de verificación y leyenda “factura verificable sede electrónica AEAT”.

– Posee la modalidad de envío automático a la AEAT.

– Es un software adaptado tanto a pymes como a medianas empresas: orientado a la integración de procesos de facturación, compras, ventas y stock en un sistema ERP completo en lugar de parchear módulos independientes.

Conclusión: adáptate cuanto antes

Como responsable en el proceso de decisión, elegir un software adaptado a Verifactu adecuado no es solo cuestión de cumplimiento técnico-legal: se trata de posicionar tu empresa en un escenario de digitalización, trazabilidad y transparencia que puede marcar la diferencia operativa. La obligación se acerca, los plazos se acortan, y optar por una solución robusta como Merkurio ERP –ya adaptada a Verifactu– puede convertir un riesgo normativo en una ventaja estratégica.