Factura electrónica obligatoria en España: qué es, a quién afecta y cómo prepararse
La factura electrónica obligatoria marcará un antes y un después en la forma en que empresas y profesionales gestionan su facturación en España. Esta transformación normativa, impulsada por la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece), tiene como objetivo mejorar la trazabilidad de las operaciones comerciales, reducir la morosidad y avanzar en la digitalización del tejido empresarial.
En esta página le explicamos, de forma clara y rigurosa, qué implica la factura electrónica obligatoria, cómo afecta a su empresa y de qué manera Merkurio ERP puede ayudarle a cumplir la normativa con garantías.
Factura electrónica obligatoria en España: qué es, a quién afecta y cómo prepararse
La factura electrónica obligatoria marcará un antes y un después en la forma en que empresas y profesionales gestionan su facturación en España. Esta transformación normativa, impulsada por la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece), tiene como objetivo mejorar la trazabilidad de las operaciones comerciales, reducir la morosidad y avanzar en la digitalización del tejido empresarial.
En esta página le explicamos, de forma clara y rigurosa, qué implica la factura electrónica obligatoria, cómo afecta a su empresa y de qué manera Merkurio ERP puede ayudarle a cumplir la normativa con garantías.
Qué es la factura electrónica obligatoria
La factura electrónica obligatoria es una modalidad de facturación digital en la que las facturas deben emitirse, transmitirse y recibir en formatos electrónicos estructurados que permitan su procesamiento automático, y garanticen su integridad, autenticidad y conservación durante el plazo legal.
Este cambio implica que los documentos en papel o los PDF simples no cumplirán con los requisitos para transacciones entre empresas y profesionales (B2B) en España cuando la normativa esté plenamente operativa.
La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), publicada en el BOE el 29 de septiembre de 2022, establece la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas en operaciones entre empresas y profesionales (B2B).
Los objetivos fundamentales de esta normativa son:
– Reducir la morosidad y los retrasos en los pagos.
– Combatir el fraude fiscal mediante trazabilidad.
– Digitalizar procesos administrativos.
Qué es la factura electrónica obligatoria
La factura electrónica obligatoria es una modalidad de facturación digital en la que las facturas deben emitirse, transmitirse y recibir en formatos electrónicos estructurados que permitan su procesamiento automático, y garanticen su integridad, autenticidad y conservación durante el plazo legal.
Este cambio implica que los documentos en papel o los PDF simples no cumplirán con los requisitos para transacciones entre empresas y profesionales (B2B) en España cuando la normativa esté plenamente operativa.
La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), publicada en el BOE el 29 de septiembre de 2022, establece la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas en operaciones entre empresas y profesionales (B2B).
Los objetivos fundamentales de esta normativa son:
– Reducir la morosidad y los retrasos en los pagos.
– Combatir el fraude fiscal mediante trazabilidad.
– Digitalizar procesos administrativos.
Requisitos de la factura electrónica obligatoria
Requisitos de la factura electrónica obligatoria
Formatos estructurados
Las facturas deben ser generadas en formatos estructurados compatibles (Facturae o UBL), evitando el uso de documentos no estructurados o simples como el PDF.
Estados de la factura
Los sistemas de facturación han de estar interconectados con plataformas de intercambio que permitan comunicar estados como emitida, recibida, aceptada o pagada.
Conservación y legibilidad
Es de obligado cumplimiento la conservación segura de las facturas electrónicas durante los plazos legales vigentes para efectos fiscales y contables.
Formatos estructurados
Las facturas deben ser generadas en formatos estructurados compatibles (Facturae o UBL), evitando el uso de documentos no estructurados o simples como el PDF.
Estados de la factura
Los sistemas de facturación han de estar interconectados con plataformas de intercambio que permitan comunicar estados como emitida, recibida, aceptada o pagada.
Conservación y legibilidad
Es de obligado cumplimiento la conservación segura de las facturas electrónicas durante los plazos legales vigentes para efectos fiscales y contables.
A quién afecta la factura electrónica obligatoria
La factura electrónica obligatoria se aplicará a:
A quién afecta la factura electrónica obligatoria
Todas las relaciones comerciales B2B
entre empresas y profesionales establecidos en España.
PYMES y autónomos
en los plazos que marque la regulación tras su publicación.
Operaciones con consumidores finales (B2C)
quedan fuera de la obligación general de B2B, permitiéndose formatos tradicionales salvo que se regule de otra forma.
Todas las relaciones comerciales B2B
entre empresas y profesionales establecidos en España.
PYMES y autónomos
en los plazos que marque la regulación tras su publicación.
Operaciones con consumidores finales (B2C)
quedan fuera de la obligación general de B2B, permitiéndose formatos tradicionales salvo que se regule de otra forma.
No obstante, es crítico que cualquier empresa que facture a otras empresas o profesionales se prepare con antelación para evitar brechas de cumplimiento.
Plazos estimados para la obligatoriedad
Aunque el reglamento técnico que detalla los procedimientos y formatos aún no ha sido publicado, la práctica sectorial y fuentes especializadas coinciden en un despliegue progresivo de la obligación:
– Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: 12 meses tras la publicación oficial del reglamento.
– PYMES y autónomos (facturación inferior a 8 millones): 24 meses tras la publicación oficial del reglamento.
Hasta que el reglamento técnico se publique en el BOE, no existen plazos oficiales concretos para la mayoría de las PYMES. Sin embargo, el consenso de expertos es que la factura electrónica B2B llegará entre 2027 y 2028 para la mayoría de las PYMES, contando desde la aprobación normativa definitiva.
Beneficios de una adaptación anticipada
Muchas empresas están optando por adaptar sus sistemas desde ahora para evitar cambios abruptos cuando el reglamento se apruebe.
Adoptar tecnologías y procesos de factura electrónica antes de que sea obligatorio permite a las empresas:
– Reducir errores y tiempos administrativos.
– Mejorar el control de cobros y pagos.
– Disminuir riesgos fiscales y sanciones por incumplimiento.
– Mejorar competitividad frente a clientes y proveedores digitalizados.
Esto facilita que, una vez se apruebe el reglamento, la transición sea más sencilla.
Plazos estimados para la obligatoriedad
Aunque el reglamento técnico que detalla los procedimientos y formatos aún no ha sido publicado, la práctica sectorial y fuentes especializadas coinciden en un despliegue progresivo de la obligación:
– Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: 12 meses tras la publicación oficial del reglamento.
– PYMES y autónomos (facturación inferior a 8 millones): 24 meses tras la publicación oficial del reglamento.
Hasta que el reglamento técnico se publique en el BOE, no existen plazos oficiales concretos para la mayoría de las PYMES. Sin embargo, el consenso de expertos es que la factura electrónica B2B llegará entre 2027 y 2028 para la mayoría de las PYMES, contando desde la aprobación normativa definitiva.
Beneficios de una adaptación anticipada
Muchas empresas están optando por adaptar sus sistemas desde ahora para evitar cambios abruptos cuando el reglamento se apruebe.
Adoptar tecnologías y procesos de factura electrónica antes de que sea obligatorio permite a las empresas:
– Reducir errores y tiempos administrativos.
– Mejorar el control de cobros y pagos.
– Disminuir riesgos fiscales y sanciones por incumplimiento.
– Mejorar competitividad frente a clientes y proveedores digitalizados.
Esto facilita que, una vez se apruebe el reglamento, la transición sea más sencilla.
Cómo adaptarse a la factura electrónica obligatoria
Realizar una auditoría de sistemas actuales
Muchos negocios aún utilizan hojas de cálculo, facturación manual o sistemas que solo generan PDFs, lo cual no será suficiente cuando la obligatoriedad B2B sea plenamente exigible.
Elegir software con capacidad estructurada
Es esencial que su sistema:
– Genere formatos estructurados de factura.
– Permita integración con plataformas de intercambio.
– Mantenga trazabilidad completa de estados.
Cómo adaptarse a la factura electrónica obligatoria
Realizar una auditoría de sistemas actuales
Muchos negocios aún utilizan hojas de cálculo, facturación manual o sistemas que solo generan PDFs, lo cual no será suficiente cuando la obligatoriedad B2B sea plenamente exigible.
Elegir software con capacidad estructurada
Es esencial que su sistema:
– Genere formatos estructurados de factura.
– Permita integración con plataformas de intercambio.
– Mantenga trazabilidad completa de estados.
Merkurio ERP: la solución frente a la factura electrónica obligatoria
Merkurio ERP es una plataforma de gestión empresarial que incorpora, o puede incorporar mediante configuración y módulos, capacidades de facturación electrónica estructurada y cumplimiento de requisitos técnicos que exige la normativa en desarrollo.
Merkurio ERP: la solución frente a la factura electrónica obligatoria
Merkurio ERP es una plataforma de gestión empresarial que incorpora, o puede incorporar mediante configuración y módulos, capacidades de facturación electrónica estructurada y cumplimiento de requisitos técnicos que exige la normativa en desarrollo.
Emisión electrónica
Creación de facturas en formatos estructurados compatibles con estándares del futuro reglamento.
Trazabilidad de facturas
Registro automático de estados e integración con plataformas de intercambio.
Adaptación al sistema Veri*Factu
Cumple con la normativa: Ley 11/2021, Ley Antifraude, y el Real Decreto 1007/2023.
Emisión electrónica
Creación de facturas en formatos estructurados compatibles con estándares del futuro reglamento.
Trazabilidad de facturas
Registro automático de estados e integración con plataformas de intercambio.
Adaptación al sistema Veri*Factu
Cumple con la normativa: Ley 11/2021, Ley Antifraude, y el Real Decreto 1007/2023.
¿Interesado?
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Conclusión
Para las PYMES españolas, la factura electrónica obligatoria no es solo un requisito legal futuro: es una oportunidad estratégica para modernizar procesos financieros y administrativos. La clave es anticiparse, revisar sus sistemas actuales y adaptar su software de gestión con soluciones robustas.
Merkurio ERP es una plataforma coherente con dichos principios y orientada a facilitar una transición segura hacia los nuevos estándares de control fiscal. Si desea más información, no dude en solicitar una demostración sin compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Tiene dudas acerca de la facturación electrónica?
La factura electrónica es un documento fiscal equivalente a la factura en papel, que se emite, envía y recibe en formato electrónico y que permite que los sistemas informáticos la procesen automáticamente. Debe garantizar la autenticidad del origen, integridad del contenido y trazabilidad.
Una factura electrónica no es un PDF, imagen o documento escaneado aunque vaya firmado digitalmente. Para ser considerada factura electrónica debe estar en un formato estructurado (por ejemplo XML, UBL, Facturae, EDIFACT) que permite el tratamiento automático de sus datos.
Actualmente es obligatoria la factura electrónica para facturación a la Administración Pública (B2G). Con la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) se prevé que se extienda a todas las relaciones entre empresas y profesionales (B2B) de forma progresiva, empezando por grandes empresas y ampliándose luego al resto.
La obligación general de factura electrónica B2B está prevista por la legislación, pero depende de la publicación del reglamento técnico que defina formatos, procedimientos, plazos y excepciones. Hasta que no se publique oficialmente en el Boletín Oficial del Estado (BOE) no existe un calendario definitivo.
Los formatos estructurados más utilizados o previstos en España son:
Facturae, exigido actualmente para facturas a la Administración Pública.
UBL (Universal Business Language).
EDIFACT u otros formatos estructurados que cumplan la normativa técnica aplicable.
Para que una factura electrónica sea válida debe:
Contener todos los datos obligatorios (como datos del emisor y receptor, fecha, importe, tipo impositivo, etc.).
Estar en un formato estructurado.
Incluir una firma electrónica que garantice la autenticidad e integridad.
Permitir su procesamiento automático y conservación conforme a normativa.
Para que una factura electrónica sea válida debe:
Contener todos los datos obligatorios (como datos del emisor y receptor, fecha, importe, tipo impositivo, etc.).
Estar en un formato estructurado.
Incluir una firma electrónica que garantice la autenticidad e integridad.
Permitir su procesamiento automático y conservación conforme a normativa.
Sí. Para emitir facturas electrónicas válidas es necesario utilizar un software de facturación adaptado que genere facturas en formatos estructurados y con firma digital conforme a los requisitos legales.
Aunque los detalles finales del régimen sancionador están en desarrollo, la normativa establece que incumplir la obligación de emitir facturas electrónicas cuando ya sea exigible puede acarrear sanciones económicas, en función de la gravedad y la legislación aplicable.
Factura electrónica obligatoria se refiere a la obligación legal de emitir facturas en formato electrónico estructurado en relaciones B2B.
VeriFactu es un sistema técnico que exige que el software de facturación cumpla ciertos requisitos de integridad, certificación y trazabilidad fijados por la Agencia Tributaria, y enlaza con plataformas públicas y privadas para el intercambio de facturas.
Sí, pero solo es obligatorio para facturas a la Administración Pública (B2G). Para relaciones entre empresas (B2B) aún no se ha establecido un plazo definitivo hasta que no se publique el reglamento técnico que desarrolle la Ley Crea y Crece. De cualquier forma, es recomendable preparar sistemas de facturación adecuados lo antes posible.
Entre las ventajas destacan:
Reducción de errores y costes administrativos.
Mayor seguridad y control fiscal.
Mejor trazabilidad de facturas (por estados, pagos, aceptación).
Integración con sistemas contables y ERP.
¿Desea saber más acerca de la facturación electrónica y su aplicación con medidas como Verifactu?
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