VERI*FACTU y factura electrónica: cómo preparar el ERP para ambos cambios
VERI*FACTU y factura electrónica: cómo preparar el ERP para ambos cambios
Una empresa adapta su sistema de facturación a VERI*FACTU. Revisa su ERP, identifica qué aplicaciones intervienen, habla con sus proveedores tecnológicos y realiza los cambios necesarios.
Meses después tiene que afrontar la factura electrónica B2B.
La pregunta es inevitable: ¿tiene sentido abordar ambos cambios como dos proyectos tecnológicos completamente independientes?
VERI*FACTU y la factura electrónica son obligaciones diferentes, con objetivos, requisitos y calendarios distintos. Prepararse conjuntamente no significa mezclarlas.
Significa aprovechar el trabajo que una empresa realiza ahora sobre sus procesos, datos, sistemas e integraciones para evitar que cada nueva obligación obligue a reconstruir desde cero el mapa tecnológico de su facturación.
VERI*FACTU y factura electrónica B2B no son lo mismo
VERI*FACTU y factura electrónica B2B no son lo mismo
Antes de buscar elementos comunes, conviene separar claramente ambas obligaciones.
VERI*FACTU se enmarca en la regulación de los sistemas informáticos de facturación. El Real Decreto 1007/2023 establece requisitos sobre los sistemas que soportan estos procesos y sobre los registros de facturación que generan.
Entre otras exigencias, estos sistemas deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. También deben generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura.
La modalidad VERI*FACTU permite que esos registros se remitan a la Agencia Tributaria de forma continuada. Existen también sistemas no verificables que deben conservar los registros conforme a las condiciones establecidas por el reglamento.
La factura electrónica B2B regula otra cuestión.
La Ley 18/2022 estableció la obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales. El Real Decreto 238/2026 ha desarrollado ese sistema y establece cómo deben intercambiarse las facturas electrónicas, las plataformas que pueden intervenir, su interoperabilidad y la comunicación de determinados estados de las facturas.
Por tanto:
VERI*FACTU se centra en los sistemas informáticos de facturación y sus registros.
La factura electrónica B2B regula la expedición, transmisión y recepción electrónica de facturas entre empresarios y profesionales y el funcionamiento del sistema que permite ese intercambio.
No son dos etapas de una misma ley.
Pero ambas terminan encontrándose en un lugar muy concreto de la empresa: los sistemas que gestionan su facturación.
El punto de encuentro está en el sistema de gestión
El punto de encuentro está en el sistema de gestión
Pensemos en una empresa cuya operativa se articula alrededor de un ERP.
Desde ese sistema se gestionan clientes, operaciones, impuestos y facturas. A su vez, el ERP puede recibir información de otras aplicaciones o enviar información hacia ellas.
Cuando esa empresa aborda VERI*FACTU tiene que determinar qué sistema informático de facturación utiliza y cómo debe adaptarlo a los requisitos del RRSIF.
Con la factura electrónica B2B aparecen otras necesidades: generar y gestionar facturas electrónicas estructuradas, transmitirlas y recibirlas mediante las vías admitidas y gestionar la información asociada al nuevo sistema.
El Real Decreto 238/2026 establece que el sistema español estará compuesto por plataformas privadas de intercambio y por una solución pública gestionada por la Agencia Tributaria. Las empresas podrán utilizar plataformas privadas, la solución pública o una combinación de ambas.
Además, las facturas electrónicas deberán utilizar un mensaje estructurado conforme al modelo semántico EN16931 y alguna de las sintaxis admitidas: CII, UBL, EDIFACT o Facturae. Para utilizar la solución pública, la sintaxis será UBL.
También existe información que debe circular en sentido contrario. El sistema contempla la comunicación de estados de las facturas, entre ellos la aceptación o rechazo comercial y el pago efectivo completo.
Esto hace que la factura deje de ser, tecnológicamente, un documento que simplemente «sale» del ERP.
En determinados escenarios, el sistema de gestión deberá formar parte de un intercambio estructurado de información con otros sistemas.
No porque VERI*FACTU y factura electrónica sean la misma obligación, sino porque ambas afectan a diferentes partes de un proceso tecnológico relacionado.
¿Qué trabajo realizado para VERI*FACTU puede aprovecharse para la factura electrónica?
¿Qué trabajo realizado para VERI*FACTU puede aprovecharse para la factura electrónica?
No necesariamente los desarrollos realizados para VERI*FACTU, pero sí buena parte del conocimiento obtenido sobre sistemas, datos, integraciones, responsables y flujos de facturación.
Una empresa podría plantear ambos proyectos de esta manera:
Proyecto 1 → adaptar VERI*FACTU → cerrar proyecto.
Proyecto 2 → adaptar factura electrónica → volver a analizar sistemas → volver a revisar datos → volver a identificar integraciones → implementar nuevos cambios.
Puede ser necesario desarrollar componentes distintos para cada obligación. Lo que no necesariamente tiene que repetirse es todo el trabajo de conocimiento previo.
Si para VERI*FACTU una empresa ya necesita identificar qué sistema genera sus facturas, qué aplicaciones aportan información y qué proveedor mantiene cada componente, ese conocimiento seguirá siendo útil cuando tenga que abordar la factura electrónica.
Por eso tiene sentido distinguir entre reutilizar decisiones tecnológicas y reutilizar conocimiento sobre el sistema.
No todos los desarrollos realizados para VERI*FACTU servirán para factura electrónica.
Factura electrónica B2B: qué sabemos ya y cuándo será obligatoria
Factura electrónica B2B: qué sabemos ya y cuándo será obligatoria
Hasta hace relativamente poco, uno de los problemas para preparar los sistemas era que una parte importante del desarrollo reglamentario todavía no estaba cerrada.
Esa situación ha cambiado.
El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, desarrolla el sistema de factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.
Y el 5 de octubre de 2026 se ha publicado la Orden HAC/1028/2026, que concreta los aspectos técnicos de la solución pública: procedimientos de emisión e interconexión, remisión de copias, validaciones, comunicación de estados y pagos, codificación de facturas, identificación y autenticación, entre otros aspectos.
La orden entra en vigor el 6 de octubre de 2026 y pone en marcha el cómputo de los plazos.
Con carácter general, el sistema será aplicable:
Desde el 6 de octubre de 2027, para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural anterior.
Desde el 6 de octubre de 2028, para el resto de empresarios y profesionales incluidos en el ámbito de aplicación.
Esto no significa que todas las empresas deban esperar hasta esas fechas para analizar sus sistemas.
Tampoco significa que deban implementar inmediatamente todo el proyecto.
Significa que ya existe suficiente definición normativa para incorporar la factura electrónica B2B a la planificación tecnológica de la empresa con mucha mayor precisión que hace unos meses.
¿Conviene esperar a la factura electrónica antes de adaptar el ERP a VERI*FACTU?
¿Conviene esperar a la factura electrónica antes de adaptar el ERP a VERI*FACTU?
No. VERI*FACTU y la factura electrónica B2B son obligaciones diferentes y tienen sus propios requisitos y calendarios.
La preparación para la factura electrónica no debería utilizarse como motivo para retrasar las adaptaciones que correspondan a VERI*FACTU.
Lo que sí tiene sentido es aprovechar la revisión actual del ERP para conocer mejor la arquitectura de facturación y conservar ese conocimiento para el siguiente proyecto.
El objetivo no es esperar para hacer una única adaptación, sino evitar analizar dos veces desde cero los mismos procesos, sistemas, datos e integraciones.
Qué debería revisar una empresa pensando en ambos cambios
Qué debería revisar una empresa pensando en ambos cambios
La revisión conjunta no consiste en buscar requisitos idénticos, porque no lo son.
Consiste en identificar las partes del sistema empresarial sobre las que tiene sentido tomar decisiones teniendo en cuenta ambos proyectos.
1. Saber qué sistema genera realmente las facturas
Es el punto de partida.
En algunas empresas será un único ERP. En otras pueden intervenir distintos componentes o aplicaciones.
Identificarlo es necesario para analizar VERI*FACTU y seguirá siendo relevante para determinar posteriormente cómo se generan las facturas electrónicas que deberán intercambiarse con clientes y proveedores.
Si la arquitectura es más compleja, conviene profundizar en qué ocurre cuando el ERP está conectado con otros sistemas, porque una aplicación conectada no tiene necesariamente las mismas responsabilidades que el sistema que realiza las funciones de facturación.
2. Saber de dónde proceden los datos
Razón social, NIF, direcciones, productos, servicios, bases imponibles, impuestos, condiciones comerciales y otros datos utilizados durante el proceso pueden encontrarse repartidos entre diferentes aplicaciones.
No existe una obligación general derivada de VERI*FACTU que diga que una empresa debe «depurar sus maestros de clientes».
Pero desde el punto de vista técnico resulta razonable revisar la calidad, estructura y origen de los datos que utilizan los procesos de facturación.
La factura electrónica refuerza la importancia práctica de este análisis porque el intercambio se realizará mediante mensajes estructurados.
Una arquitectura preparada para trabajar con datos correctamente identificados y estructurados facilita la evolución del sistema. Eso es una recomendación de arquitectura, no un nuevo requisito legal independiente.
3. Documentar las integraciones relacionadas con la facturación
Si el ERP recibe información de un ecommerce, un CRM, un sistema sectorial u otra aplicación, conviene conocer qué información recibe, quién la genera, cuándo se transfiere y qué sistema puede modificarla.
Lo mismo ocurre con los destinos posteriores de la información.
Este trabajo puede haberse iniciado ya al analizar VERI*FACTU. Conservarlo y actualizarlo evita tener que reconstruir el flujo cuando se aborde la factura electrónica.
De nuevo, documentar el mapa de integraciones es una buena práctica técnica, no una obligación específica impuesta por ambas normas.
4. Revisar cómo se gestionan las facturas recibidas
Aquí aparece una diferencia importante respecto a VERI*FACTU.
La factura electrónica B2B no afecta únicamente a la emisión.
El nuevo sistema obliga, dentro de su ámbito, a emitir y recibir facturas electrónicas.
Por tanto, una empresa que esté revisando su ERP no debería limitar el análisis futuro al proceso:
ERP → factura → cliente
También tendrá que comprender:
proveedor → factura electrónica → empresa → sistema de gestión
Esto puede afectar a decisiones sobre recepción, integración documental y tratamiento de la información dentro de los procesos administrativos de la empresa.
La forma concreta dependerá de la arquitectura elegida y de los sistemas utilizados.
5. Identificar dónde se gestionarán los estados de las facturas
La factura electrónica B2B incorpora otra diferencia significativa.
El sistema contempla la comunicación de determinados estados de la factura, entre ellos su aceptación o rechazo comercial y el pago efectivo completo, en los términos establecidos por el Real Decreto 238/2026.
Por tanto, ya no hay que pensar únicamente en enviar o recibir una factura estructurada.
También existe un flujo de información asociado a lo que ocurre después.
Desde una perspectiva de sistemas, esto aconseja identificar dónde se registra actualmente esa información y qué aplicaciones intervienen.
No significa que todas ellas tengan que modificarse de una determinada manera. Esa conclusión dependerá de la arquitectura concreta.
Pero sí plantea una pregunta que un responsable de ERP o IT puede empezar a responder:
¿Dónde conoce actualmente nuestra empresa que una factura ha sido aceptada, rechazada o pagada?
6. Identificar responsabilidades internas y externas
Administración conoce el circuito real de facturación.
IT conoce la arquitectura y las integraciones.
El proveedor del ERP conoce las funciones y posibilidades de evolución del producto.
Y pueden existir otros proveedores responsables de ecommerce, CRM, plataformas de intercambio u otras aplicaciones.
Saber quién controla cada componente facilita delimitar qué cambios corresponden a cada sistema.
No es una exigencia normativa específica. Es una medida organizativa especialmente útil cuando una adaptación afecta a varias aplicaciones.
Un ejemplo: el mismo ecosistema ante dos obligaciones diferentes
Un ejemplo: el mismo ecosistema ante dos obligaciones diferentes
Pensemos en una empresa hipotética con este esquema:
CRM → ERP → facturación → contabilidad
y con determinados pedidos que llegan además desde un ecommerce.
Ante VERI*FACTU, la empresa debe analizar qué componentes forman parte de su sistema informático de facturación y realizar las adaptaciones necesarias para cumplir el RRSIF.
Ese trabajo puede obligarla a entender con detalle cómo llegan determinados datos al ERP y dónde se genera finalmente la factura y su registro.
Posteriormente, ante la factura electrónica B2B, aparecen otras preguntas:
¿Cómo se generará el mensaje estructurado?
¿Cómo se enviará?
¿Cómo recibirá la empresa las facturas de sus proveedores?
¿Cómo se incorporarán al proceso administrativo?
¿Dónde se gestionará la información sobre los estados de las facturas?
Las respuestas técnicas pueden ser diferentes.
Pero el mapa del proceso es el mismo punto de partida.
Ese es el trabajo que no tiene sentido perder entre un proyecto y otro.
Prepararse no significa desarrollar por adelantado
Prepararse no significa desarrollar por adelantado
Existe también un riesgo en sentido contrario.
Saber que habrá más cambios puede llevar a intentar construir hoy una solución para cualquier necesidad futura.
No es una buena conclusión.
Aunque el marco de la factura electrónica B2B está ahora mucho más definido, las normas contemplan mecanismos para introducir posteriormente determinadas evoluciones técnicas. Además, algunas especificaciones operativas se publican y mantienen a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Por tanto, una estrategia tecnológica prudente debería diferenciar entre:
lo que ya sabemos que el sistema tendrá que hacer
y
la capacidad de evolucionar cuando cambien determinadas especificaciones.
Prepararse no consiste en adivinar.
Consiste en evitar arquitecturas innecesariamente rígidas que obliguen a reconstruir procesos completos ante cada cambio.
Qué no conviene hacer al adaptar el ERP
Qué no conviene hacer al adaptar el ERP
Hay cuatro errores especialmente importantes.
El primero es confundir VERI*FACTU con factura electrónica. Compartir determinados datos o procesos no convierte dos obligaciones diferentes en una sola.
El segundo es adaptar únicamente el punto visible de emisión sin conocer las dependencias del sistema. En una empresa con procesos complejos, los datos pueden proceder de otras aplicaciones.
El tercero es desarrollar dos proyectos sin conservar el conocimiento generado por el primero. El inventario de sistemas, integraciones, responsables y flujos de información tiene valor más allá de una regulación concreta.
Y el cuarto es sobreadaptar el sistema anticipando requisitos que no correspondan a la arquitectura o al ámbito de aplicación de la empresa.
La solución no está en desarrollar más, sino en tomar decisiones con una visión más completa del sistema.
Una arquitectura que pueda evolucionar
Una arquitectura que pueda evolucionar
VERI*FACTU y la factura electrónica B2B ponen el foco en aspectos diferentes, pero muestran una tendencia relevante para los responsables de sistemas: la facturación depende cada vez más de datos estructurados, trazabilidad e intercambio de información entre sistemas.
Eso hace especialmente valiosas determinadas características de arquitectura: modularidad, integraciones bien delimitadas, conocimiento del origen de los datos y capacidad para modificar componentes sin reconstruir todo el proceso.
No porque esas características garanticen por sí mismas el cumplimiento normativo.
No lo hacen.
Su ventaja es otra: permiten que el sistema evolucione sin convertir necesariamente cada cambio en una reconstrucción completa de la arquitectura empresarial.
Por eso, al valorar las modificaciones que ahora necesita un ERP, puede resultar útil introducir una pregunta adicional:
¿Estamos resolviendo únicamente el requisito inmediato o estamos dejando el sistema en condiciones razonables para seguir evolucionando?
El papel del ERP y del proveedor tecnológico
El papel del ERP y del proveedor tecnológico
Cuando la facturación forma parte de un ERP y existen procesos e integraciones alrededor, la adaptación puede afectar a Administración, IT, operaciones y a los proveedores responsables de los distintos sistemas.
El proveedor tecnológico necesita comprender no solo los requisitos normativos que afectan a su solución, sino también cómo funciona el proceso empresarial sobre el que debe aplicarlos.
Esto implica conocer qué datos utiliza el sistema, de dónde proceden, qué aplicaciones están conectadas y qué dependencias existen entre sus componentes.
Esta perspectiva permite abordar los cambios regulatorios desde el sistema empresarial real y no como una sucesión de modificaciones aisladas.
Merkurio ERP: integrar la facturación en el proceso empresarial
Merkurio ERP: integrar la facturación en el proceso empresarial
Esta forma de entender los sistemas de gestión encaja con el planteamiento de Merkurio ERP.
Merkurio ERP abarca áreas de gestión empresarial, financiera, compras, ventas, fabricación, inventario y distribución.
También contempla circuitos de compras y ventas y la gestión centralizada de documentos como solicitudes, presupuestos, pedidos, albaranes y facturas. También incorpora CRM, suscripciones, gestión de ventas, facturación y facturación electrónica.
Además, su estructura modular permite configurar diferentes conjuntos de funcionalidades y contempla desarrollos adaptados a las necesidades de cada empresa.
Esta visión resulta especialmente relevante cuando los cambios regulatorios afectan a procesos que no funcionan de forma aislada.
Prepararse para dos cambios no significa convertirlos en uno
Prepararse para dos cambios no significa convertirlos en uno
VERI*FACTU y la factura electrónica B2B son dos obligaciones distintas y deben analizarse como tales.
Pero eso no obliga a una empresa a pensar tecnológicamente desde cero dos veces.
El análisis que hoy permita conocer qué sistemas intervienen en la facturación, dónde están los datos, cómo circulan, qué integraciones existen y quién es responsable de cada componente puede seguir siendo útil cuando llegue el siguiente cambio.
Especialmente ahora que el marco de la factura electrónica B2B ya permite planificar con fechas y requisitos mucho más concretos.
La clave no es anticipar desarrollos innecesarios.
Es construir conocimiento sobre el propio sistema y tomar decisiones tecnológicas que no cierren innecesariamente las opciones de evolución.
Prepararse para varios cambios regulatorios no significa adivinar qué vendrá después. Significa evitar que cada nueva obligación obligue a redescubrir desde cero cómo funciona la facturación de la empresa.
Si tu empresa está revisando su ERP y sus procesos ante VERI*FACTU, en Grupo Dana podemos analizar contigo el sistema de gestión y valorar cómo plantear su evolución teniendo en cuenta también los próximos requisitos de facturación electrónica.
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